POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
1. INFORMACIÓN GENERAL
Asycoin SAS (en adelante "la Empresa", "nosotros" o "nuestro"), con domicilio en [Ciudad, Colombia], es responsable del tratamiento de datos personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativas aplicables en Colombia sobre protección de datos personales.
Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos, compartimos y protegemos la información personal de pacientes, usuarios y clientes que utilizan nuestros servicios tecnológicos para el sector salud.
2. DATOS QUE RECOPILAMOS
2.1 Datos personales de pacientes:
Nombre completo
Número de teléfono (móvil)
Número de identificación (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, pasaporte)
Fecha y hora de citas médicas
Tipo de servicio médico o especialidad
Nombre del profesional de salud asignado
Sede o ubicación de la institución de salud
Correo electrónico (opcional)
2.2 Datos institucionales:
Información de instituciones de salud (hospitales, clínicas, centros médicos)
Datos de contacto de personal administrativo
Información contractual y comercial
2.3 Datos técnicos:
Dirección IP
Tipo de dispositivo y navegador
Fecha y hora de acceso a nuestras plataformas
Registros de mensajes enviados vía WhatsApp Business API
Datos de interacción con chatbots
NO recopilamos: Historias clínicas completas, diagnósticos médicos detallados, información financiera sensible (números de tarjetas de crédito), ni datos biomédicos sin autorización explícita.
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Los datos personales son utilizados exclusivamente para las siguientes finalidades:
3.1 Servicios de comunicación automatizada:
Envío de recordatorios de citas médicas vía WhatsApp Business API
Notificaciones de confirmación de procedimientos
Alertas de disponibilidad de resultados médicos
Comunicaciones importantes relacionadas con servicios de salud
Reprogramación o cancelación de citas
3.2 Gestión operativa:
Agendamiento y administración de citas médicas
Análisis de tasas de inasistencia
Optimización de procesos hospitalarios
Generación de reportes estadísticos anónimos
3.3 Análisis de costos:
Cálculo de costos operativos por servicio médico
Análisis de eficiencia administrativa
Reportes de gestión para instituciones de salud
3.4 Mejora de servicios:
Optimización de nuestros chatbots e inteligencia artificial
Análisis de satisfacción del usuario
Desarrollo de nuevas funcionalidades
3.5 Cumplimiento legal:
Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias
Respuesta a requerimientos de autoridades competentes
Auditorías de seguridad y cumplimiento
4. USO DE WHATSAPP BUSINESS API
4.1 Plataforma autorizada:
Utilizamos WhatsApp Business API, una solución oficial de Meta (Facebook) para empresas, que cumple con estándares internacionales de seguridad y privacidad.
4.2 Consentimiento previo:
Los mensajes de WhatsApp son enviados únicamente a usuarios que:
Han proporcionado su número telefónico a la institución de salud
Han otorgado consentimiento expreso para recibir notificaciones
Mantienen una relación activa con la institución de salud (pacientes con citas programadas)
4.3 Contenido de mensajes:
Los mensajes enviados contienen exclusivamente:
Información de citas médicas (fecha, hora, especialidad)
Nombre del paciente y profesional de salud
Ubicación de la sede médica
Instrucciones relevantes para la cita
NO enviamos:
Publicidad comercial no solicitada
Información médica sensible (diagnósticos, tratamientos)
Contenido promocional de terceros
Spam o mensajes masivos no autorizados
4.4 Encriptación:
Todos los mensajes de WhatsApp están protegidos con encriptación de extremo a extremo según los estándares de Meta.
4.5 Opt-out (Desuscripción):
Los usuarios pueden dejar de recibir mensajes en cualquier momento:
Respondiendo "STOP" o "DETENER" al chatbot
Contactando directamente a la institución de salud
Enviando solicitud a nuestro correo: gerencia@asycoinsas.com
5. BASE LEGAL DEL TRATAMIENTO
El tratamiento de datos personales se fundamenta en:
Consentimiento informado: Otorgado por el titular al agendar citas o registrarse en la institución de salud
Ejecución contractual: Prestación de servicios tecnológicos contratados por instituciones de salud
Interés legítimo: Mejora de servicios de salud y reducción de inasistencias médicas
Cumplimiento legal: Obligaciones establecidas por normativas del sector salud
6. COMPARTIR Y TRANSFERENCIA DE DATOS
6.1 Con quién compartimos datos:
Instituciones de salud clientes: Los datos de pacientes son compartidos únicamente con la institución de salud que contrató nuestros servicios y que originalmente recopiló dicha información.
Proveedores tecnológicos:
Meta/WhatsApp: Para envío de mensajes vía WhatsApp Business API
Servicios de hosting: Almacenamiento seguro en servidores cloud certificados
Proveedores de infraestructura: Necesarios para operación de nuestros sistemas
Todos los proveedores están obligados contractualmente a proteger los datos y usarlos exclusivamente para los fines autorizados.
6.2 NO compartimos datos con:
Empresas de marketing o publicidad
Terceros no autorizados
Otras instituciones de salud sin consentimiento
Entidades internacionales fuera de casos autorizados legalmente
6.3 Transferencias internacionales:
Algunos de nuestros proveedores (Meta/WhatsApp, servicios cloud) pueden almacenar datos en servidores ubicados fuera de Colombia. Garantizamos que estas transferencias cumplen con:
Cláusulas contractuales estándar
Certificaciones de seguridad internacionales
Normativa colombiana de protección de datos
7. ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD
7.1 Medidas de seguridad técnicas:
Encriptación de datos en reposo y en tránsito (SSL/TLS)
Firewalls y sistemas de detección de intrusiones
Autenticación de dos factores para acceso administrativo
Respaldos automatizados y redundancia de datos
Monitoreo continuo de seguridad 24/7
7.2 Medidas organizativas:
Acceso restringido basado en roles y necesidad
Capacitación continua del personal en protección de datos
Políticas internas de seguridad de la información
Auditorías periódicas de seguridad
Acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores
7.3 Tiempo de almacenamiento:
Datos de citas activas: Mientras la cita esté vigente y hasta 30 días posteriores
Registros de mensajes enviados: Hasta 12 meses para fines de auditoría
Datos estadísticos anonimizados: Indefinidamente para análisis y mejora de servicios
Datos contractuales: Según términos contractuales y obligaciones legales (mínimo 5 años)
Una vez cumplida la finalidad, los datos son eliminados de forma segura e irreversible.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:
8.1 Derecho de acceso:
Conocer qué datos personales tenemos sobre usted y cómo los usamos.
8.2 Derecho de rectificación:
Solicitar corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
8.3 Derecho de actualización:
Actualizar su información personal cuando sea necesario.
8.4 Derecho de supresión:
Solicitar eliminación de sus datos personales cuando:
Ya no sean necesarios para la finalidad
Haya revocado el consentimiento
El tratamiento sea ilegal o no autorizado
Limitaciones: No podremos eliminar datos si existen obligaciones legales, contractuales o de defensa legal que requieran su conservación.
8.5 Derecho de revocación:
Retirar el consentimiento otorgado en cualquier momento.
8.6 Derecho de oposición:
Oponerse al tratamiento de datos en casos específicos justificados.
8.7 Derecho a presentar quejas:
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que sus derechos han sido vulnerados.
9. CÓMO EJERCER SUS DERECHOS
Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede contactarnos:
📧 Correo electrónico: gerencia@asycoinsas.com
Horario de atención: Lunes a Viernes, 8:00 am - 6:00 pm
Información requerida en la solicitud:
Nombre completo y documento de identidad
Descripción clara del derecho que desea ejercer
Dirección de correo electrónico o física para respuesta
Documentos que acrediten su identidad
Tiempo de respuesta: 15 días hábiles desde la recepción de la solicitud completa (según normativa colombiana).
10. DATOS DE MENORES DE EDAD
El tratamiento de datos de menores de edad (menores de 18 años) requiere:
Autorización previa del representante legal (padre, madre o tutor)
Verificación de la identidad del representante
Garantías adicionales de protección
Los datos de menores son tratados con especial cuidado y solo para finalidades relacionadas con servicios de salud autorizados.
11. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para:
Mejorar la experiencia del usuario
Analizar tráfico y uso del sitio
Recordar preferencias de navegación
Tipos de cookies:
Cookies esenciales: Necesarias para funcionamiento del sitio
Cookies analíticas: Google Analytics para estadísticas anónimas
Cookies funcionales: Recordar configuraciones del usuario
Puede gestionar o deshabilitar cookies desde la configuración de su navegador.
12. ENLACES A TERCEROS
Nuestro sitio web puede contener enlaces a sitios de terceros (instituciones de salud clientes, proveedores tecnológicos). No somos responsables de las políticas de privacidad de estos sitios externos. Recomendamos revisar sus políticas antes de proporcionar información personal.
13. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA
Nos reservamos el derecho de actualizar esta Política de Privacidad para:
Cumplir con nuevas regulaciones legales
Mejorar nuestras prácticas de protección de datos
Incorporar nuevos servicios o tecnologías
Notificación de cambios: Los cambios sustanciales serán comunicados mediante:
Publicación en nuestro sitio web con fecha de actualización
Correo electrónico a instituciones de salud clientes
Notificación en nuestras plataformas digitales
Le recomendamos revisar periódicamente esta política.
14. CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Asycoin SAS cumple con:
Ley 1581 de 2012: Protección de datos personales en Colombia
Decreto 1377 de 2013: Reglamentación de la Ley 1581
Ley Estatutaria 1266 de 2008: Habeas Data
Políticas de WhatsApp Business: Términos de uso de WhatsApp Business API
Normas del sector salud: Resoluciones del Ministerio de Salud aplicables
15. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
Responsable: [Nombre del responsable]
Cargo: Oficial de Protección de Datos
Contacto: privacidad@asycoin.com
Función: Supervisar cumplimiento de políticas de privacidad y atender consultas de titulares
16. AUTORIDAD DE CONTROL
Si considera que sus derechos han sido vulnerados, puede presentar queja ante:
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
Delegatura para la Protección de Datos Personales
Dirección: Carrera 13 No. 27-00, Bogotá, Colombia
Teléfono: (601) 587 0000
Sitio web: www.sic.gov.co
Correo: contacto@sic.gov.co
17. CONSENTIMIENTO
Al proporcionar sus datos personales a instituciones de salud que utilizan nuestros servicios, o al interactuar con nuestros chatbots y recibir mensajes de WhatsApp, usted:
✅ Confirma que ha leído y comprendido esta Política de Privacidad
✅ Autoriza el tratamiento de sus datos según las finalidades descritas
✅ Acepta recibir comunicaciones relacionadas con servicios de salud
✅ Reconoce que puede revocar su consentimiento en cualquier momento
18. CONTACTO
Para cualquier pregunta, inquietud o solicitud relacionada con esta Política de Privacidad:
Asycoin SAS
Email: gerencia@asycoin.com
Sitio web: www.asycoinsas.com
Horario de atención: Lunes a Viernes, 8:00 am - 6:00 pm (Hora de Colombia)
Fecha de última actualización: 4 de noviembre de 2025
Versión: 1.0